Press about us

4 July 2016

Тревел-программа на глобальном уровне

О сложившейся экономической ситуации сейчас пишут, пожалуй, все профильные издания. Аналитика, прогнозы, советы и прочее обсуждения звучат из уст экономистов, предпринимателей и специалистов различных сфер бизнеса. Особый интерес вызывает опыт тех, кто сумел заранее подготовить бизнес к потенциальным изменениям. Остальные в таких случаях вздыхают об упущенных времени и возможностях: «Знал бы, где упасть, - соломку бы подстелил».

«ВТБ Капитал» из ряда прозорливых. Руководствуясь собственным планом развития, компания заранее реализовала проект по консолидации бюджета на деловые поездки и внедрению глобальной тревел-политики и в итоге получила надежный инструмент для экономии расходов на деловые поездки. Наш журнал попросил Анну Осипычеву, руководителя административного департамента «ВТБ Капитал», рассказать об эффективности реализованного проекта.

Как организована структура Административного Департамента?

Наша компания была создана в 2008 году. За сравнительно короткий срок мы смогли построить глобальный инвестиционный бизнес с головным офисом в Москве, открыв офисы компании в Лондоне, Нью-Йорке, Дубае, Гонконге, Сингапуре и Софии.

Сегодня ВТБ Капитал является признанным лидером инвестиционно-банковского бизнеса в Восточной Европе и СНГ практически по всем направлениям, включая рынки долгового и акционерного капитала, сделки по слияниям и поглощениям, а также в области развития бизнеса прямых инвестиций, проведения торговых операций и управления активами.

Административный Департамент ВТБ Капитал отвечает за создание современной надежной инфраструктуры и комфортного офисного пространства, которые являются важными составляющими успеха бизнеса всей компании.

Основными направлениями нашей работы являются: управление корпоративной недвижимостью, управление внешними ресурсами, обслуживание внутренних клиентов, организация деловых поездок, а также поддержание работы инженерных систем компании.
Безусловно, большой опыт работы, понимание потребностей бизнеса, знания и сложившиеся партнерские отношения на рынке позволяют нашему департаменту максимально эффективно реализовывать самые сложные задачи и поддерживать бизнес компании по всему миру.

Какова специфика работы Административного Департамента в ВТБ Капитал по сравнению с другими международными компаниями?

Во-первых, это соблюдение самых высоких международных бизнес стандартов. С момента создания ВТБ Капитал в 2008 году перед нами стояла задача построить ведущий международный инвестиционный банк: разрабатывая стандарты KPI, мы равнялись на лучшие мировые практики.

Во-вторых, это динамика развития компании. Наш бизнес рассчитывает на то, что любая задача будет реализована в кратчайший срок, и мы, как подразделение инфраструктуры, должны соответствовать этим требованиям.

Например, проект открытия офиса в Гонконге был реализован менее чем за семь месяцев с момента первого осмотра помещения до въезда в полностью оборудованный офис. При этом ситуация на рынке недвижимости в Гонконге была очень непростой. Такой показатель как количество свободных площадей на рынке (vacancy rate) в тот момент составлял всего 1,5-2%. Для сравнения: в Софии эта цифра равнялась 50%, а нормальным в мировой практике считается уровень в 10-15%.

Офис ВТБ Капитал в Нью-Йорке мы открыли менее чем за полгода. В октябре 2011 года были подписаны все необходимые документы, а в апреле 2012 года мы уже принимали гостей первого в Нью-Йорке международного инвестиционного форума ВТБ Капитал. 

Как выстроена система организации деловых поездок в ВТБ Капитал? В чем ее уникальность?

Система организации деловых поездок, внедренная в ВТБ Капитал, – это уникальный для России продукт, представляющий собой глобальную трэвел-платформу. Во многих российских компаниях, имеющих международные офисы, зарубежные подразделения живут автономно, обеспечивая самостоятельно целый ряд сервисов, в том числе и организацию деловых поездок.

Что было приоритетным при внедрении системы организации деловых поездок?

Система, которую мы внедрили, позволяет организовывать деловые поездки для сотрудников ВТБ Капитал по всему миру в соответствии с едиными для всех офисов политиками и процедурами. Достаточно всего одного клика, чтобы получить детальный отчет о командировках любого сотрудника компании независимо от того, находится ли он в Москве, Нью-Йорке или Сингапуре. Это позволяет значительно экономить время и средства, а также отслеживать выполнение требований корпоративной политики.

Какими ресурсами компания пользовалась до начала проекта? Каким образом соблюдалась тревел-политика в компании? Почему возникла необходимость глобальных изменений?

До недавнего времени, мы обращались к профессиональным бизнес-тревел агентствам на локальных рынках, кроме того у нас был опыт прямого сотрудничества с крупной российской авиакомпанией. Перед нами стояла задача усилить общий контроль за соблюдением требований политик и процедур, а также перейти к единому формату отчетности. Именно это подтолкнуло нас создать платформу с централизованной глобальной отчетностью, которая позволила нам детально анализировать отклонения от действующей политики и причины их возникновения.

Понятно, что провести такую глобальную работу под силу только специалистам. На что вы ориентировались при выборе бизнес-тревел агентства (ТМС)?

При выборе оператора мы руководствовались следующими критериями: глобальное присутствие ТМС в мире и наличие утвержденных стандартов обслуживания, гибкость в подготовке отчетности, возможность оперативного реагирования на запросы, понимание специфики деятельности инвестиционного бизнеса и готовность к работе с организацией, головной офис которой располагается в Москве.

В течение года мы досконально изучали возможности как международных, так и российских агентств. В итоге мы начали сложный путь по переходу к глобальной имплементации с одним из крупнейших игроков рынка бизнес-тревел услуг – компанией Continent Express, которая полностью отвечала нашим требованиям, являясь партнером глобального консорциума Radius Travel, готового обеспечить качественное обслуживание в любой точке мира.

Как сотрудники в филиалах отреагировали на изменения? Были ли сложности, связанные с нововведениями?

Переход к единому глобальному ТМС занял у нас около года. Потребовалось время для решения разного рода технических вопросов: открытия доступа новых агентов к корпоративным тарифам ВТБ Капитал с авиакомпаниями и отелями, загрузки персональных профайлов сотрудников, инструктажа агентств на местах.

Конечно, первое время возникали сравнения и не всегда в пользу глобального провайдера, так как существовали личные привязанности, обусловленные долгим периодом работы с локальными провайдерами. Но мы прошли этот период благодаря нацеленности на результат и поддержке глобальных руководителей бизнес-подразделений и менеджмента на местах.

Какие инструменты появились в связи нововведениями? Используете ли вы online-бронирование?

Принимая во внимание специфику нашего бизнеса и сложность маршрутов, on-line-бронирование мы не осуществляем. При этом мы имеем возможность пользоваться online-системой консолидированной отчетности поездок, доступ к которой появился у нас благодаря переходу на глобальную трэвел-платформу. 

Рассчитана ли новая система на дальнейшее развитие компании? Как просто будет в будущем добавить новый регион или филиал в действующую систему?

В связи с активным развитием компании мы изначально разрабатывали такую схему работы, которая позволит с легкостью внедрить сервис по организации деловых поездок в новых офисах. На сегодняшний день присоединение новых офисов к глобальной платформе занимает не более месяца.

Можете ли Вы уже сейчас оценить изменения? 

Изменения были заметны уже через полгода работы. Четкий контроль каждой поездки в соответствии с Глобальной политикой и возможность моментального реагирования на ее отклонения, а также возможность выявить их причины привели к уменьшению средней стоимости билета, а введенные глобальные стандарты обслуживания (SLA, KPI) привели к быстрой и качественной обработке запросов.

Что на Ваш взгляд было главным? Что сделало проект успешным?

С нашей точки зрения главным было найти взаимопонимание между глобальным TMC и нашей компанией, донести до провайдера наше видение эффективной организации деловых поездок. В России ВТБ Капитал является первопроходцем в организации глобальной программы, как я уже упоминала, для успешной реализации такого проекта нам потребовалось провести тщательный и длительный отбор, в результате которого мы получили оптимальное решение и повысили эффективность трэвел системы компании.


Corporate Communications VTB Capital